Η ομάδα της FOSS αναζητά συνεργάτη για μόνιμη απασχόληση:
Office Administrator
Ο/Η Διοικητικός Υπάλληλος Γραφείου (Office Administrator) εξασφαλίζει την ομαλή καθημερινή λειτουργία του γραφείου της FOSS. Αποτελεί τον κεντρικό κόμβο διαχείρισης αλληλογραφίας, υποδοχής, ραντεβού, επικοινωνίας και διοικητικής υποστήριξης για όλα τα τμήματα. Με ευγένεια καλή γνώση και εξαιρετικές επικοινωνιακές ικανότητες.
Αρμοδιότητες
Γραμματειακή Υποστήριξη
- Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας (φυσικής και ηλεκτρονικής)
- Οργάνωση και διαχείριση ημερολογίου του Γενικού Διευθυντή και της διοίκησης
- Προετοιμασία, μορφοποίηση και αρχειοθέτηση εγγράφων και συμβολαίων
- Συντονισμός συναντήσεων, προετοιμασία δωματίων και εξοπλισμού παρουσιάσεων
- Δημιουργία και μορφοποίηση εταιρικών εγγράφων
- Υποστήριξη σύνταξης προσφορών και συμβάσεων
Λειτουργία Γραφείου
- Παρακολούθηση αναλωσίμων γραφείου και διαχείριση προμηθευτών
- Οργάνωση επαγγελματικών ταξιδίων και διαμονών στελεχών
- Διαχείριση τηλεφωνικού κέντρου και υποδοχή επισκεπτών
- Εφαρμογή κανόνων λειτουργίας γραφείου
- Επίβλεψη εικόνας γραφείων
- Διαχείριση τεχνικών θεμάτων εγκαταστάσεων
- Συντονισμός συνεργείων και εξωτερικών υπηρεσιών
- Διασφάλιση σωστής εμπειρίας επισκεπτών και πελατών
- Επικοινωνία με courier και προμηθευτές
Διοικητική Υποστήριξη
- Υποστήριξη HR σε διοικητικές διαδικασίες (συμβάσεις, παρουσιολόγιο)
- Μερική υποστήριξη Λογιστηρίου σε διαχείριση παραστατικών και αρχειοθέτηση
- Μερική υποστήριξη για τιμολογήσεις, προσφορές και συμβάσεις
- Υποστήριξη προσλήψεων νέων εργαζομένων
- Παρακολούθηση αδειών, παρουσιών και ωραρίων