Γραμματειακή Υποστήριξη Συντονισμός Έργων - Back Office

Η εταιρεία FlameControl, με πολυετή παρουσία και εξειδίκευση στον χώρο της πυρασφάλειας και των τεχνικών έργων, αναζητά Υπάλληλο Γραμματειακής Υποστήριξης - Back Office. Ζητούμενο της θέσης είναι η καθημερινή διαχείριση εισερχόμενων αιτημάτων, η οργάνωση των πληροφοριών, ο συντονισμός projects και ο προγραμματισμός τεχνικών εργασιών.

Ο ρόλος αφορά σε καθημερινές διεργασίες της εταιρείας που απαιτούν οργανωτικότητα, γρήγορη αντίληψη και ικανότητα συντονισμού πολλαπλών εργασιών, ώστε κάθε έργο να ολοκληρώνεται σωστά, με πλήρη και έγκαιρη καταγραφή δεδομένων.

ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ

• Διαχείριση εισερχόμενων email και αιτημάτων από πελάτες και συνεργάτες.
• Καταχώρηση, ταξινόμηση και προτεραιοποίηση πληροφοριών για κάθε έργο.
• Προγραμματισμός συνεργείων, τεχνικών και οχημάτων με βάση τις ανάγκες των έργων.
• Άμεση και διαρκής επικοινωνία με τεχνικούς για επιβεβαίωση υλικών, εργασιών και στοιχείων που απαιτούνται για την τιμολόγηση.
• Παρακολούθηση της πορείας κάθε έργου μέχρι την ολοκλήρωση και το κλείσιμό του.
• Ενημέρωση πελατών για ραντεβού, αλλαγές και επιβεβαιώσεις, με στόχο τη βέλτιστη εξυπηρέτησή τους.
• Συνεχές και επαναλαμβανόμενο follow-back όταν και όπου απαιτείται, με στόχο την βέλτιστη και τάχιστη ολοκλήρωση των εργασιών.
• Εσωτερικός συντονισμός μεταξύ τμημάτων (μηχανικών, τεχνικών, αποθήκης, οδηγών).
• Διασφάλιση ότι δεν χάνεται καμία πληροφορία σε όλο τον κύκλο του έργου.
• Συμβολή στη βελτίωση της ροής και της παραγωγικότητας του τμήματος.

• Εκπαιδευτικό υπόβαθρο - Πτυχίο ή σπουδές σε Διοίκηση, Logistics, Project Support ή τεχνικές/διοικητικές ειδικότητες θα θεωρηθούν σημαντικό πλεονέκτημα.
• Προϋπηρεσία σε αντίστοιχο ρόλο (γραμματειακή υποστήριξη - back office, project support, συντονισμός εργασιών).
• Άριστη οργανωτικότητα και ικανότητα διαχείρισης πολλών εργασιών ταυτόχρονα.
• Πολύ καλή χρήση Η/Υ (Excel, Word).
• Ευχέρεια στη διαχείριση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και επαγγελματικής επικοινωνίας.
• Ικανότητα επικοινωνίας με σαφήνεια και επαγγελματισμό, τόσο με πελάτες όσο και με τεχνικούς.
• Γρήγορη αντίληψη, καλή μνήμη και ικανότητα καταγραφής/παρακολούθησης πληροφοριών.
• Προσανατολισμός στη λεπτομέρεια και στη σωστή ολοκλήρωση κάθε διεργασίας.
• Ικανότητα συντονισμού ομάδων και άμεσης επίλυσης θεμάτων.
• Πρωτοβουλία, συνέπεια και ταχύτητα στην εκτέλεση εργασιών.
• Βασική κατανόηση τεχνικών εργασιών ή τεχνικής ορολογίας θα θεωρηθεί ως επιπλέον προσόν.

• Πλήρης και σταθερή απασχόληση, με ασφάλιση και σύμβαση αορίστου χρόνου.
• Άκρως υποστηρικτικό, σταθερό και οργανωμένο περιβάλλον.
• Ανάληψη σημαντικού ρόλου σε νευραλγικό τμήμα της επιχείρησης.
• Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών που θα αντανακλά την εμπειρία και την ευθύνη της θέσης.
• Μακροπρόθεσμη προοπτική εξέλιξης σε μια εταιρεία που ανεβαίνει ταχύτατα σε μέγεθος και δυναμική.

Αν ενδιαφέρεστε για τη θέση, παρακαλούμε αποστείλετε το βιογραφικό σας σημείωμα. Όλες οι αιτήσεις αντιμετωπίζονται με σεβασμό και απόλυτη εχεμύθεια. Τα προσωπικά σας δεδομένα θα χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά για τη διαδικασία επιλογής, σύμφωνα με τον κανονισμό GDPR.