Η εταιρεία ESPRESSE AE στα πλαίσια της ανάπτυξης της
αναζητά
Back Office Coordinator – Τμήμα Service Μηχανών Καφέ
με έδρα την Αττική
Η θέση αναφέρεται στον: Διευθυντή Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης
Περίληψη Θέσης Εργασίας
Ο/Η Back Office Coordinator υποστηρίζει τις καθημερινές λειτουργίες του τμήματος service μηχανών καφέ διαχειριζόμενος/η τις διοικητικές διαδικασίες, συντονίζοντας τις δραστηριότητες Service και διασφαλίζοντας την ακριβή τεκμηρίωση και επικοινωνία. Αυτός ο ρόλος είναι απαραίτητος για την ευθυγράμμιση των τεχνικών, των πελατών και των προμηθευτών, ώστε τα αιτήματα service να διεκπεραιώνονται αποτελεσματικά και επαγγελματικά.
Βασικές Αρμοδιότητες
- Λήψη, καταγραφή και παρακολούθηση αιτημάτων service (επισκευές, συντήρηση, εγκαταστάσεις) μέσω τηλεφώνου, email ή του ERP Service Module
- Προγραμματισμός και συντονισμός τεχνικών, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού διαδρομής και των επιβεβαιώσεων ραντεβού
- Προετοιμασία και διαχείριση τεκμηρίωσης service: εντολές εργασίας, αναφορές service, εγγυήσεις και συμβάσεις
- Χειρισμός διαχείρισης ανταλλακτικών: παραγγελίες, παρακολούθηση, ενημερώσεις αποθέματος και συντονισμός με προμηθευτές
- Έκδοση τιμολογίων, πιστωτικών σημειωμάτων και υποστήριξης χρέωσης που σχετίζεται με την υπηρεσία σε συντονισμό με το οικονομικό τμήμα
- Διατήρηση ακριβών αρχείων στο ERP/CRM
- Κοινοποίηση ενημερώσεων κατάστασης service σε πελάτες και εσωτερικούς ενδιαφερόμενους
- Υποστήριξη KPI και αναφορών service (π.χ. χρόνοι απόκρισης, ποσοστά ολοκλήρωσης, χρήση ανταλλακτικών)
- Διαχείριση επιστροφών, αξιώσεων και υποθέσεων εγγύησης με κατασκευαστές, προμηθευτές ή πελάτες
- Διασφάλιση συμμόρφωσης με τις διαδικασίες της εταιρείας, τα πρότυπα ποιότητας και τις πολιτικές προστασίας δεδομένων
- Παροχή γενικής διοικητικής υποστήριξης στον Διευθυντή Service και την τεχνική ομάδα