Executive Office Assistant - Back office

Ο ρόλος του/της Executive Office Assistant έχει ως κύρια ευθύνη την αποτελεσματική διοικητική και επιχειρησιακή υποστήριξη του CEO.

Οι αρμοδιότητες περιλαμβάνουν ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων, όπως διαχείριση ημερολογίου και email, οργάνωση ταξιδιών και logistics, συντονισμό συναντήσεων, δημιουργία αναφορών και επικοινωνίας, καθώς και οργάνωση εσωτερικών και εξωτερικών εκδηλώσεων.

Ο ρόλος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την ανάληψη ad-hoc έργων και πρωτοβουλιών, όπως η τιμολόγηση και η οργάνωση των τιμολογίων της εταιρείας.

Ο/Η ιδανικός/ή υποψήφιος/α είναι ένα δυναμικό άτομο με προσοχή στη λεπτομέρεια, έντονη αίσθηση πρωτοβουλίας και νοοτροπία βελτίωσης διαδικασιών.

Υπό την ευθύνη του CEO, τα καθήκοντά σας θα περιλαμβάνουν:

• Διασφάλιση της σωστής κατηγοριοποίησης των email, αρχείων και φακέλων της εταιρείας
• Έκδοση, αρχειοθέτηση και αποστολή τιμολογίων, καθώς και άλλων εμπορικών εγγράφων
• Διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων
• Υποστήριξη του e-commerce manager σε ad hoc projects, όποτε απαιτείται
• Οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών των στελεχών στο εξωτερικό (κρατήσεις ξενοδοχείων, αεροπορικών εισιτηρίων, εισιτηρίων τρένου ή λεωφορείου)
• Διαχείριση της επικοινωνίας με πελάτες στα ελληνικά και στα αγγλικά
• Διαχείριση παραγγελιών για γενικές υπηρεσίες και διαπραγμάτευση με διαφορετικούς προμηθευτές

Προφίλ Υποψηφίου:

• 2+ χρόνια εμπειρίας σε Office Administration / Management / Executive Assistant
• Άριστη γνώση ελληνικών και αγγλικών
• Εξαιρετικές επικοινωνιακές δεξιότητες, τόσο γραπτές όσο και προφορικές
• Εξαιρετικές οργανωτικές και ηγετικές δεξιότητες
• Ισχυρό αίσθημα ευθύνης, με δυνατότητα και διάθεση για αυτόνομη και ανεξάρτητη εργασία
• Πολύ καλή γνώση τιμολόγησης, packing list και διεθνούς εμπορίου
• Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και προδραστική στάση
• Θετική διάθεση, ευγένεια και χαμόγελο, με συνέπεια, ακρίβεια και οργανωτικότητα
• Καλή γνώση Microsoft Office και πολύ καλή γνώση Excel
• Δεξιότητες project management (πτυχίο ή σχετική εμπειρία θα θεωρηθούν επιπλέον προσόν)
• Άριστες δεξιότητες οργάνωσης και προγραμματισμού, με ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών και ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων, διατηρώντας υψηλή ποιότητα εργασίας
• Άριστη διαχείριση χρόνου και ικανότητα αποδοτικής εργασίας υπό πίεση και με αυστηρές προθεσμίες
• Ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών με διακριτικότητα
• Παρακαλούμε τα βιογραφικά να περιλαμβάνουν και πρόσφατη φωτογραφία υποψηφίου/υποψηφίας.

• Ευκαιρίες επαγγελματικής εξέλιξης
• Μισθός 1.000,00€ καθαρά / μήνα