Η Γραμματεία Διοίκησης έχει υπεύθυνο ρόλο στην εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης, συνεργάζεται απευθείας με τη διοίκηση και λειτουργεί ως συντονιστής εργασιών.
Αρμοδιότητες και κύρια καθήκοντα
- Εξυπηρετεί και υποστηρίζει τις ανάγκες επικοινωνίας της Γενικής Διεύθυνσης της εταιρείας.
- Λειτουργεί υποστηρικτικά στο συντονισμό και στην οργάνωση της εύρυθμης ροής στην καθημερινή λειτουργία των δραστηριοτήτων της επιχείρησης
- Συντάσσει γραπτή αλληλογραφία εκ μέρους της διοίκησης, δέχεται ερωτήματα και αιτήματα και τα χειρίζεται κατά περίπτωση.
- Χειρίζεται ευρύ φάσμα διοικητικών καθηκόντων/διαδικασιών
Αναλυτικά:
- Συντάσσει προσφορές, δελτία παραγγελίας, συμφωνητικά και τηρεί αρχείο αυτών
- Επιμελείται την οργάνωση επαγγελματικών και εκπαιδευτικών ταξιδιών (μετακινήσεις, διαμονή, τροποποιήσεις)
- Αναλαμβάνει την εξαγωγή και συλλογή διάφορων reports όπως αναφορές πωλητών και τεχνικών της εταιρείας, καταστάσεις εξοδολογίων, προσφορών, προτιμολογίων κλπ.
- Συμμετέχει στην διοργάνωση και υποστήριξη συναντήσεων και events εντός χώρων της εταιρείας
- Επιμελείται την σωστή υποδοχή επισκεπτών
- Συμμετέχει ενεργά στην οργάνωση σεμιναρίων, συνεδρίων και εκθέσεων εκτός εταιρείας, σε συνεργασία και με άλλα τμήματα
- Επιμελείται του ανεφοδιασμού του γραφείου με αναλώσιμα
- Υποστηρίζει τους φακέλους ΕΣΠΑ και χρηματοδοτήσεων, μέσα από την έκδοση και αποστολή των σχετικών βεβαιώσεων και παραστατικών προς τα εμπλεκόμενα μέρη.
- Ενημερώνει και υποστηρίζει πελάτες για την διαδικασία έκδοσης αδειών σκοπιμότητας
- Επιμελείται της διαδικασίας επικαιροποίησης ISO