H/O υπάλληλος υποδοχής διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη λειτουργία μας. Συχνά υποστηρίζεται ότι η πρώτη εντύπωση καθορίζει ολόκληρη την αντίληψη που θα έχει ο πελάτης για το ξενοδοχείο. Είναι το αρχικό σημείο επαφής του επισκέπτη, υπεύθυνος για τον έλεγχο όλων των θεμάτων που σχετίζονται με τη διαμονή του. Οι κύριες αρμοδιότητες περιλαμβάνουν την εγγραφή των πελατών, τη διεκπεραίωση των κρατήσεων και την παροχή πληροφοριών σχετικά με τα δωμάτια, τις χρεώσεις και τις εγκαταστάσεις.
Αρμοδιότητες υπαλλήλου ρεσεψιόν ξενοδοχείου
- Εκτέλεση όλων των καθηκόντων check-in και check-out
- Χειρισμός ηλεκτρονικών και τηλεφωνικών κρατήσεων
- Ενημέρωση των πελατών σχετικά με τις στρατηγικές πληρωμών καθώς και τη διασφάλιση των δεδομένων των πιστωτικών καρτών
- Καταγραφή των εισερχόμενων πελατών και καταγραφή όλων των απαραίτητων πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας και της διάρκειας της διαμονής τους
- Πληροφορίες σχετικά με το ξενοδοχείο, τις χρεώσεις, τις εγκαταστάσεις και τα διαθέσιμα δωμάτια
- Έγκαιρη απάντηση στις δυσαρέσκειες των πελατών με κατάλληλο και έγκαιρο τρόπο
- Συνεργασία με το προσωπικό καθαριότητας για να διασφαλίζει ότι όλες οι εγκαταστάσεις είναι κατάλληλες και τα δωμάτια είναι καθαρά, καλά επιπλωμένα και σε θέση να ικανοποιούν τις ανάγκες των πελατών μας
- Έγκριση των πελατών VIP καθώς και των φιλοξενούμενών τους, για παράδειγμα, των καλεσμένων γάμου
- Πώληση επιπλέον ανέσεων όταν χρειάζεται
- Ενημέρωση των αρχείων σχετικά με τις κρατήσεις καθώς και τις πληρωμές
Αναλυτικά:
- Να υποδέχονται και καλωσορίζουν τους επισκέπτες
- Να είναι σε θέση να απαντούν, να εξετάζουν και να προωθούν τηλεφωνικές κλήσεις
- Να φροντίζουν ώστε ο χώρος υποδοχής να είναι τακτοποιημένος και ευπρεπής, με όλη την απαραίτητη γραφική ύλη και υλικό
- Να παρέχουν βασικές και ακριβείς πληροφορίες τόσο αυτοπροσώπως όσο και μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Να παραλαμβάνουν, να κατηγοριοποιούν και να διαμοιράζουν τις καθημερινές παραδόσεις
- Να διατηρούν την ασφάλεια του γραφείου τηρώντας όλα τα καθιερωμένα μέτρα και διαδικασίες ασφαλείας
- Να παραγγέλνουν προμήθειες για το γραφείο υποδοχής και να τηρούν απογραφή των αποθεμάτων
- Να οργανώνουν ταξίδια και διαμονή όταν απαιτείται
- Να ενημερώνουν όλες τις δαπάνες του γραφείου
- Να εκτελούν άλλα γραφειοκρατικά καθήκοντα υποδοχής, όπως αρχειοθέτηση, φωτοτυπίες και φαξ
- Να αναλαμβάνουν τις διαδικασίες κατά την άφιξη και την αναχώρηση των επισκεπτών
- Να χειρίζονται ειδικά αιτήματα των επισκεπτών
- Να προετοιμάζουν λογαριασμούς καθώς και να λαμβάνουν πληρωμές
- Να χειρίζονται τα παράπονα των επισκεπτών και όλα τα ζητήματα που προκύπτουν
- Να ενημερώνουν τους άλλους υπαλλήλους για τις αφίξεις των επισκεπτών καθώς και για τυχόν ακυρώσεις
- Να καταγράφουν τα στοιχεία των πελατών και να αποστέλλουν την αλληλογραφία
- Να ζητούν feedback για την διαμονή των επισκεπτών