Γραμματεία

Είμαστε η AETHON

Η AETHON Engineering είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη, πολυκλαδική τεχνολογική εταιρεία που εξειδικεύεται στη μηχανική, την ανάπτυξη προϊόντων και το venture-building. Διακρινόμαστε για την επιχειρηματική μας κουλτούρα, τα υψηλής επίδρασης έργα μας και τη συνεχή καινοτομία.

Σχετικά με τη θέση

Θα παρέχετε καθημερινή διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη σε όλες τις ομάδες και λειτουργίες της εταιρείας, με έμφαση στην εφαρμογή και τη διατήρηση απλών και αξιόπιστων διαδικασιών. Η δουλειά σας θα διασφαλίζει ότι οι σωστές πληροφορίες φτάνουν στους σωστούς ανθρώπους έγκαιρα, ότι τα έγγραφα αποθηκεύονται σωστά και είναι εύκολα προσβάσιμα, και ότι οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες (όπως onboarding, τιμολόγηση και εγκρίσεις) εκτελούνται ομαλά. Θα αποτελείτε κεντρικό σημείο συντονισμού μεταξύ συναδέλφων, διοίκησης, εξωτερικών συνεργατών και της λογιστικής/HR υποστήριξης, συμβάλλοντας στη λειτουργία της εταιρείας με οργανωμένο, συμμορφωμένο και αποδοτικό τρόπο.

Τι θα κάνετε

• Εκτελείτε διαδικασίες που κρατούν τους συναδέλφους ενημερωμένους (π.χ. εσωτερικές ανακοινώσεις, ενημερωτικά emails, απλοί κοινόχρηστοι πίνακες/λίστες)
• Διαχειρίζεστε το ψηφιακό και φυσικό αρχείο ώστε τα έγγραφα να είναι σωστά ονοματισμένα, αποθηκευμένα και εύκολα ανευρέσιμα
• Υποστηρίζετε βασικές λογιστικές ροές: συλλογή τιμολογίων/αποδείξεων, έλεγχος πληρότητας, τήρηση απλών trackers και επικοινωνία με τον εξωτερικό λογιστή
• Υποστηρίζετε το HR onboarding και offboarding χρησιμοποιώντας checklists, συλλέγοντας έγγραφα, συντονίζοντας υπογραφές και ενημερώνοντας αρχεία
• Διατηρείτε κοινόχρηστα templates και φόρμες (προσφορές, NDAs, πρότυπα emails, βασικά συμβόλαια) και βοηθάτε συναδέλφους να τα χρησιμοποιούν σωστά
• Συντονίζετε υπογραφές, τη διακίνηση συμβολαίων και επίσημων εγγράφων και διασφαλίζετε την ορθή αρχειοθέτησή τους
• Παρακολουθείτε επαναλαμβανόμενα διοικητικά tasks και προθεσμίες (ανανεώσεις, προγραμματισμένες πληρωμές, συνδρομές) και υπενθυμίζετε στους υπεύθυνους εγκαίρως
• Υποστηρίζετε τη διαχείριση γραφείου και προμηθευτών (αναλώσιμα, υπηρεσίες, απλά βήματα προμηθειών) καθώς και μικρές εκδηλώσεις ή επισκέψεις
• Διαχειρίζεστε εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία και τη διοχετεύετε στο κατάλληλο άτομο
• Διασφαλίζετε την εμπιστευτικότητα, την προστασία δεδομένων και τη σωστή διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών

Τι θα προσφέρετε εσείς

• Πτυχίο ή δίπλωμα Γραμματειακών Σπουδών, Διοίκησης, Οικονομικών ή συναφούς αντικειμένου
• 2+ χρόνια εμπειρίας σε ρόλο γραμματειακής, διοικητικής ή office υποστήριξης, ιδανικά σε επαγγελματικών υπηρεσιών, μηχανικό ή τεχνολογικό περιβάλλον
• Πολύ καλή γνώση MS Office και εξοικείωση με εργαλεία email και ημερολογίου
• Άριστη γραπτή & προφορική ελληνική και αγγλική γλώσσα· επιπλέον γλώσσες αποτελούν πλεονέκτημα
• Ισχυρή οργανωτικότητα και προσοχή στη λεπτομέρεια, ικανότητα διαχείρισης πολλών μικρών εργασιών και προθεσμιών
• Επαγγελματισμός, διακριτικότητα και προσανατολισμός στην εξυπηρέτηση, με καλές επικοινωνιακές και ομαδικές δεξιότητες
• Ικανότητα να εργάζεστε αυτόνομα, να ιεραρχείτε προτεραιότητες και να ολοκληρώνετε εργασίες/αναθέσεις με περιορισμένη επίβλεψη.
• Προσανατολισμός στις διαδικασίες και άνεση στην τήρηση και βελτίωση απλών διοικητικών ροών

Τι θεωρούμε πλεονέκτημα

• Εμπειρία υποστήριξης ανώτερης διοίκησης (Director, C-level ή αντίστοιχο)
• Υπόβαθρο σε μηχανική, consulting, τεχνολογία ή περιβάλλον πολλαπλών έργων
• Εμπειρία σε βασικές λογιστικές διαδικασίες, διαχείριση εξόδων ή ERP συστήματα
• Εμπειρία διοργάνωσης εσωτερικών ή εξωτερικών εκδηλώσεων ή workshops
• Γνώση GDPR / προστασίας δεδομένων και διαχείριση εμπιστευτικών αρχείων
• Εμπειρία με συστήματα διαχείρισης εγγράφων ή δομημένη αρχειοθέτηση
• Δεύτερη ευρωπαϊκή γλώσσα (Γαλλικά, Γερμανικά, Ιταλικά) πέρα από Ελληνικά & Αγγλικά
• Εμπειρία προετοιμασίας τεκμηρίωσης για ελέγχους, επιθεωρήσεις ή audits
• Εξοικείωση με βασική επεξεργασία δεδομένων (π.χ. προχωρημένες λειτουργίες Excel, απλές λίστες/αναλύσεις)

Τι προσφέρουμε εμείς

• Ανταγωνιστικό πλήρες πακέτο αποδοχών με σημαντικό bonus scheme και εκτεταμένο πρόγραμμα αδειών
• Ζωντανό, συνεργατικό και προοδευτικό εργασιακό περιβάλλον
• Δυναμική και γρήγορη καθημερινότητα όπου η καινοτομία ενθαρρύνεται
• Εργαλεία και πόροι που χρειάζεστε για να επιτύχετε στις καθημερινές σας ευθύνες
• Προσωποποιημένο πρόγραμμα συνεχούς μάθησης, με υποστήριξη της AETHON, για την ανάπτυξη της καριέρας σας
• Σαφές career path που σας οδηγεί στο επόμενο στάδιο επαγγελματικής εξέλιξης
• Φιλική και συμπεριληπτική κουλτούρα που εκτιμά τη συνεργασία, την υπευθυνότητα και την επίλυση προβλημάτων