Γραμματεία Διοίκησης

Επιχειρηματικός - μιντιακός όμιλος με έδρα την περιοχή του κέντρου Θεσσαλονίκης, αναζητά συνεργάτη/συνεργάτιδα για τη στελέχωση της θέσης Γραμματείας Διοίκησης, με οργανωτικές και επικοινωνιακές ικανότητες, υπευθυνότητα και δυνατότητα αποτελεσματικής διαχείρισης της καθημερινής λειτουργίας και των αναγκών της Διοίκησης.

Κύριες αρμοδιότητες

• Διαχείριση και οργάνωση της καθημερινής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (Email).
• Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης επικοινωνίας.
• Αποδελτίωση Τύπου και ενημερωτικού περιεχομένου.
• Οργάνωση ημερολογίου, συναντήσεων, ραντεβού και υποχρεώσεων της Διοίκησης.
• Επικοινωνία με συνεργαζόμενες εταιρείες, πελάτες, προμηθευτές και εξωτερικούς συνεργάτες.
• Συντονισμός και συνεργασία με το λογιστήριο της εταιρείας για τη διαβίβαση και οργάνωση των απαραίτητων παραστατικών και εγγράφων.
• Προετοιμασία, σύνταξη και μορφοποίηση επιστολών, εγγράφων, παρουσιάσεων και λοιπής επαγγελματικής αλληλογραφίας.
• Τήρηση και οργάνωση ηλεκτρονικού και φυσικού αρχείου.
• Παρακολούθηση καθημερινών εκκρεμοτήτων και υπενθύμιση προθεσμιών.
• Υποστήριξη της Διοίκησης σε οργανωτικά και διοικητικά θέματα.
• Διαχείριση τηλεφωνικής επικοινωνίας όπου απαιτείται.

• Πολύ καλή γνώση της ελληνικής γλώσσας ,τόσο στον γραπτό όσο και στον προφορικό λόγο.
• Πολύ καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας, γραπτά και προφορικά.
• Πολύ καλή γνώση Microsoft Office, με έμφαση σε Word, Excel, Outlook και PowerPoint.
• Άνεση στη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαδικτυακών εφαρμογών.
• Πολύ καλή ικανότητα σύνταξης επαγγελματικών emails και εγγράφων.
• Οργανωτικότητα και δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων.
• Επικοινωνιακές δεξιότητες και επαγγελματική συμπεριφορά.
• Συνέπεια, υπευθυνότητα και προσοχή στη λεπτομέρεια.
• Εχεμύθεια και διακριτικότητα στη διαχείριση εταιρικών και εμπιστευτικών πληροφοριών.
• Ικανότητα συνεργασίας και επικοινωνίας με διαφορετικά τμήματα και εξωτερικούς συνεργάτες.

Επιπλέον προσόντα που θα εκτιμηθούν

• Προϋπηρεσία σε αντίστοιχη θέση Γραμματείας Διοίκησης ή Executive/Administrative Assistant.
• Εμπειρία σε εταιρεία ΜΜΕ, διαφημιστική εταιρεία ή περιβάλλον με έντονη καθημερινή επικοινωνία.
• Βασική εξοικείωση με τιμολόγια, παραστατικά και διαδικασίες συνεργασίας με λογιστήριο.
• Εμπειρία στη διαχείριση εταιρικής αλληλογραφίας και επαγγελματικών επαφών.
• Καλή γνώση εργαλείων cloud, όπως Google Drive, Google Calendar ή αντίστοιχων εφαρμογών.

Αναζητούμε έναν άνθρωπο που μπορεί να λειτουργεί με υπευθυνότητα και αυτονομία, να οργανώνει σωστά τις καθημερινές προτεραιότητες, να επικοινωνεί επαγγελματικά με συνεργάτες και εταιρείες και να αποτελεί ουσιαστικό σημείο υποστήριξης για τον συντονισμό της υποστήριξης της διοίκησης του ομίλου.