Υπεύθυνος / Υπεύθυνη Γραμματειακής Υποστήριξης & Διαχείρισης Ποιότητας

Η Εταιρεία

Η ΩΜΕΓΑ ΔΟΜΙΚΗ Ε.Ε. δραστηριοποιείται στη Θεσσαλονίκη στον σχεδιασμό, την κατασκευή και τη διαχείριση ποιοτικών κατοικιών. Σήμερα διαχειρίζεται 6 οικοδομικά συγκροτήματα πλήρως επιπλωμένων φοιτητικών studios στην καρδιά της φοιτητικής συνοικίας, εξυπηρετώντας Έλληνες και διεθνείς φοιτητές (Erasmus). Η εταιρεία βρίσκεται σε φάση στρατηγικής επέκτασης με νέα κατασκευαστικά projects κατοικιών και παράλληλη ανάπτυξη Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας κατά ISO 9001:2015.

Ο Ρόλος

Αναζητούμε Υπεύθυνο/η Γραμματειακής Υποστήριξης που θα αποτελέσει τον κεντρικό κόμβο επικοινωνίας και οργάνωσης της εταιρείας. Ο ρόλος συνδυάζει κλασική γραμματειακή υποστήριξη με τη διαχείριση τεκμηριωμένων πληροφοριών του Συστήματος Ποιότητας ISO 9001, σε ένα δυναμικό περιβάλλον ανάπτυξης.

Κύριες Αρμοδιότητες

Α. Διοικητική & Γραμματειακή Υποστήριξη 

• Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας (email, τηλέφωνο, φυσικό ταχυδρομείο)
• Τήρηση ημερολογίου υποχρεώσεων, συναντήσεων και προθεσμιών της διοίκησης
• Επικοινωνία με ενοικιαστές (Έλληνες και ξένους φοιτητές) για θέματα συμβάσεων, εισπράξεων και αιτημάτων
• Συντονισμός με εξωτερικούς συνεργάτες: μηχανικούς, εργολάβους, προμηθευτές, λογιστήριο
• Γενική οργάνωση γραφείου και τήρηση φυσικού/ψηφιακού αρχείου

Β. Υποστήριξη Κατασκευαστικών Έργων 

• Αρχειοθέτηση και παρακολούθηση αδειοδοτικών φακέλων (οικοδομικές άδειες, ηλεκτρονική ταυτότητα κτιρίου)
• Τήρηση φακέλου ανά κατασκευαστικό Project (milestones, δικαιολογητικά, συμβάσεις)
• Επικοινωνία με δημόσιες υπηρεσίες (Πολεοδομία, ΔΕΔΔΗΕ, ΕΥΑΘ, Κτηματολόγιο) 

Γ. Υποστήριξη Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 

• Τήρηση, ενημέρωση και ελεγχόμενη διανομή τεκμηριωμένων πληροφοριών (διαδικασίες, φόρμες, αρχεία)
• Διαχείριση εγγράφων και παρακολούθηση εκδόσεων/αναθεωρήσεων
• Καταγραφή μη συμμορφώσεων και παρακολούθηση υλοποίησης διορθωτικών ενεργειών
• Συντονισμός προγραμματισμού εσωτερικών επιθεωρήσεων (scheduling, ειδοποιήσεις, συγκέντρωση ευρημάτων)
• Προετοιμασία δεδομένων εισροών για Ανασκόπηση Διοίκησης (Management Review)
• Τήρηση αρχείων εκπαίδευσης και ικανοτήτων προσωπικού
• Συμμετοχή στην αξιολόγηση και τυποποίηση κριτηρίων επιλογής εξωτερικών συνεργατών και υπεργολάβων (καθαριότητα, συντήρηση, τεχνικοί), δεδομένης της πλήρους ανάθεσης εργασιών σε τρίτους
• Υποστήριξη εξωτερικών επιθεωρήσεων πιστοποίησης

Δ. Προστασία Προσωπικών Δεδομένων (GDPR) 

• Τήρηση αρχείων συγκατάθεσης ενοικιαστών (Έλληνες και διεθνείς φοιτητές) και οργάνωση τακτικών αντιγράφων ασφαλείας (backup) των δεδομένων τους
• Εφαρμογή βασικών κανόνων προστασίας προσωπικών δεδομένων στην καθημερινή διαχείριση συμβάσεων, αλληλογραφίας και ψηφιακού αρχείου

• Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ Διοίκησης Επιχειρήσεων, Οικονομικών, Λογιστικής ή συναφούς αντικειμένου
• Αγγλικά επιπέδου B2 ή ανώτερο (καθημερινή επαγγελματική επικοινωνία με διεθνείς φοιτητές)
• Άριστη γνώση MS Office (Word, Excel, Outlook) και ψηφιακών εργαλείων γραφείου
• Αποδεδειγμένη οργανωτική ικανότητα και εμπειρία σε τήρηση αρχείων/φακέλων
• Επαγγελματική εμπειρία 3–5 ετών σε αντίστοιχη θέση γραμματειακής ή διοικητικής υποστήριξης
• Ικανότητα αυτόνομης εργασίας, διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και τήρησης προθεσμιών
• Επαγγελματισμός, εχεμύθεια και θετική διάθεση επικοινωνίας

Επιθυμητά Προσόντα 

• Γνώση ή/και εμπειρία σε Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας (ISO 9001 ή άλλα ISO)
• Εξοικείωση με ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης έργων
• Δεύτερη ξένη γλώσσα (γαλλικά, γερμανικά, ισπανικά - λόγω Erasmus)
• Γνώση βασικών διαδικασιών δημόσιας διοίκησης
• Εμπειρία σε κατασκευαστική, τεχνική ή κτηματομεσιτική εταιρεία
• Κάτοχος διπλώματος οδήγησης (Β΄ κατηγορία)

Τι Προσφέρουμε 

• Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών ανάλογα με προσόντα και εμπειρία
• Σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον στο κέντρο της Θεσσαλονίκης
• Ευκαιρία ανάπτυξης σε εταιρεία σε φάση δυναμικής επέκτασης
• Εκπαίδευση σε Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015
• Συμμετοχή σε ενδιαφέροντα κατασκευαστικά projects και πρωτοβουλίες ψηφιακού μετασχηματισμού

Υποβολή Αίτησης

Οι ενδιαφερόμενοι/ες παρακαλούνται να αποστείλουν βιογραφικό σημείωμα και σύντομη συνοδευτική επιστολή.

Τηρείται απόλυτη εχεμύθεια. Θα επικοινωνήσουμε μόνο με τους υποψηφίους που πληρούν τα κριτήρια.