Βοηθός Γραφείου & Διοικητικής Υποστήριξης

Η εταιρεία ZISOPOULOS, με βάση τη Δράμα και αντικείμενο τον Αυτοματισμό Γραφείου και τις λύσεις τεχνολογίας για επιχειρήσεις, αναζητά Βοηθό Γραφείου & Διοικητικής Υποστήριξης.

Οι βασικές σου αρμοδιότητες:

• Εξυπηρετείς πελάτες και συνεργάτες της εταιρείας, τηλεφωνικά, δια ζώσης και μέσω email.
• Επικοινωνείς με τα υπόλοιπα τμήματα της εταιρείας για την ομαλή εξέλιξη των αιτημάτων και κάνεις τα απαραίτητα follow up.
• Υποστηρίζεις το εμπορικό και λογιστικό τμήμα σε καθημερινές εργασίες.
• Καταχωρείς και ενημερώνεις στοιχεία στα πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας.
• Παρέχεις γραμματειακή και οργανωτική υποστήριξη στη Διοίκηση και συμβάλλεις στην αποτελεσματική διαχείριση της καθημερινότητάς της.
• Οργανώνεις το πρόγραμμα και τα ραντεβού της Διεύθυνσης και συντονίζεις εσωτερικές και εξωτερικές συναντήσεις.
• Διαχειρίζεσαι εισερχόμενες επικοινωνίες και αιτήματα προς τη Διοίκηση, φροντίζοντας για τη σωστή προώθηση και ιεράρχησή τους.
• Υποστηρίζεις την προετοιμασία συναντήσεων, συγκεντρώνεις τις απαραίτητες πληροφορίες και καταγράφεις βασικά σημεία και ενέργειες προς υλοποίηση.
• Οργανώνεις και αρχειοθετείς έγγραφα και αναλαμβάνεις εξωτερικές εργασίες όπου χρειάζεται.
• Συμβάλλεις στην εύρυθμη λειτουργία του γραφείου και υποστηρίζεις την ομαλή ένταξη νέων εργαζομένων στην ομάδα.

• Συνέπεια: Θέλεις οι εκκρεμότητες να κλείνουν και καταλαβαίνεις πόσο σημαντική είναι η άμεση και σωστή εξυπηρέτηση του πελάτη.
• Οργάνωση: Μπορείς να διαχειρίζεσαι διαφορετικές εργασίες μέσα στην ημέρα, να βάζεις προτεραιότητες και να μην αφήνεις πράγματα να «χάνονται».
• Διαχείριση προτεραιοτήτων: Μπορείς να ξεχωρίζεις τι είναι επείγον και τι μπορεί να περιμένει και να προσαρμόζεσαι όταν το πρόγραμμα αλλάζει.
• Επικοινωνία: Μιλάς με ευγένεια και επαγγελματισμό. Η προφορική και γραπτή σου επικοινωνία είναι δομημένη και ξεκάθαρη.
• Εχεμύθεια: Χειρίζεσαι πληροφορίες και επικοινωνίες με διακριτικότητα και επαγγελματισμό.
• Προσοχή στη λεπτομέρεια: Αντιλαμβάνεσαι ότι μια σωστή καταχώρηση, ένας κωδικός προϊόντος ή ένα στοιχείο πελάτη μπορούν να κάνουν τη διαφορά.
• Άνεση με την τεχνολογία: Χρησιμοποιείς με ευκολία Η/Υ, Gmail και εφαρμογές γραφείου. Η καλή γνώση Microsoft Office είναι απαραίτητη.
• Γλώσσες: Μπορείς να διαβάζεις και να επικοινωνείς στα Αγγλικά όταν χρειάζεται. Η γνώση Γερμανικών αποτελεί επιπλέον προσόν.
• Ομαδικότητα: Σου αρέσει να συνεργάζεσαι και να βοηθάς την ομάδα να πετύχει τον κοινό της στόχο.

Περισσότερο από την προϋπηρεσία, μας ενδιαφέρει να συνεργαστούμε με έναν άνθρωπο ευδιάθετο, υπεύθυνο, οργανωτικό και με πραγματική διάθεση να μάθει και να εξελιχθεί.

• Εκπαίδευση: Θα εκπαιδευτείς στις διαδικασίες, στα συστήματα και στον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας, ώστε να αποκτήσεις ολοκληρωμένη εικόνα της καθημερινής ροής εργασιών.
• Εξέλιξη: Θέλουμε οι άνθρωποι της ομάδας μας να εξελίσσονται. Ανάλογα με τις δυνατότητες και τα ενδιαφέροντά σου, θα έχεις τη δυνατότητα να αναλάβεις περισσότερες αρμοδιότητες.
• Ομαδικό περιβάλλον: Θα συνεργάζεσαι καθημερινά με διαφορετικά τμήματα της εταιρείας και θα αποτελείς σημαντικό κομμάτι της λειτουργίας της.
• Εργασιακό περιβάλλον: Προσφέρουμε ένα οργανωμένο και σύγχρονο περιβάλλον εργασίας, το οποίο εξελίσσεται συνεχώς και απαιτεί συνέπεια και υπευθυνότητα.
• Σταθερότητα: Προσφέρουμε θέση πλήρους απασχόλησης και σταθερή συνεργασία.