Αναζητούμε έναν/μια δυναμικό/η και οργανωτικό/η Operations Officer για τον χώρο
εκδηλώσεων μας (γάμοι, βαπτίσεις, εταιρικές εκδηλώσεις κ.α.),
Εάν διαθέτετε πάθος για την άψογη διοργάνωση, ικανότητα στην επίλυση
προβλημάτων και αγάπη για τις λεπτομέρειες, τότε αυτή η θέση είναι για εσάς!
Κύριες Αρμοδιότητες:
- Διαχείριση πελατών
- Τηλεφωνική και ηλεκτρονική επικοινωνία με πελάτες
- Πραγματοποίηση ξεναγήσεων και ενημέρωσης πελατών στον χώρο
- Συντονισμός και προγραμματισμός ραντεβού (π.χ. για γευσιγνωσίες ή με τον DJ της εκδήλωσης)
- Υποδοχή ζευγαριών για εκδηλώσεις
- Απαντήσεις σε σχόλια/κριτικές σε Google, Facebook, Instagram
- Follow-up σε ραντεβού που έχουν πραγματοποιηθεί
Λειτουργική Υποστήριξη Εκδηλώσεων:
- Διαχείριση στολισμού εκδηλώσεων, καταγραφή εξοπλισμού και αναγκών αγοράς
- Παραλαβή και καταγραφή αντικειμένων (πλην κουζίνας), ενημέρωση συνεργατών
- Φόρτιση και διαχείριση συσκευών για τις εκδηλώσεις
- Παρουσία στο sitting της εκδήλωσης
- Επικοινωνία με υπηρεσίες και φορείς για τις ανάγκες της επιχείρησης
Διαχείριση Αρχείων και Οικονομικών:
- Καταγραφή και αρχειοθέτηση προσφορών, τηλεφωνικών επικοινωνιών, emails
- Απογραφή κάβας, έλεγχος και καταγραφή σε ηλεκτρονικό αρχείο
- Επισκόπηση και καταγραφή τιμολογίων/παραγγελιών, έλεγχος παραδόσεων
- Συγκέντρωση και παράδοση αποδείξεων στο λογιστήριο
- Καταγραφή βλαβών και παράδοση στον προϊστάμενο
Διαχείριση Εσωτερικών Διαδικασιών:
- Ενημέρωση ταμείου
- Σύνταξη και επικαιροποίηση check lists προσωπικού
- Καθημερινή σύνταξη αναφορών στον General Operation Manager
- Τήρηση εκτυπώσεων μενού, παροχών κ.λπ. για τα ραντεβού
- Ενημέρωση επισκεπτών που έρχονται στον χώρο
- Καθημερινή ανάρτηση στα social media βάσει θεματολογίας σε συνεργασία με την προϊσταμένη
Προμήθειες και Αναζήτηση:
- Εύρεση προσφορών για τον Όμιλο και καταγραφή αρχείων