Operations & Business Support Executive

Η DATAVISION αναζητά έμπειρο/η επαγγελματία που αναλαμβάνει ευθύνη για την καθημερινή λειτουργία του γραφείου, οργανώνει τις προτεραιότητες και παρακολουθεί κάθε θέμα μέχρι την ολοκλήρωσή του.

Η θέση απαιτεί πρωτοβουλία, ακρίβεια και επαγγελματική κρίση. Χρειάζεται να εντοπίζεις τι πρέπει να γίνει, να προχωράς τις απαραίτητες ενέργειες και να ενημερώνεις έγκαιρα για όσα απαιτούν απόφαση ή παρέμβαση της διοίκησης.

Ποιοι είμαστε

Η DATAVISION είναι εταιρεία πληροφορικής στη Θεσσαλονίκη, με εξειδίκευση σε λύσεις δικτυακής υποδομής, κυβερνοασφάλειας, cloud services, υποδομές Datacenter, επιχειρησιακή IP τηλεφωνία, backup & disaster recovery και managed IT services. Συνεργαζόμαστε με κορυφαίους κατασκευαστές τεχνολογίας και εξυπηρετούμε επιχειρήσεις κθρίως στη Βόρεια Ελλάδα.

Είμαστε μια μικρή ομάδα που κινείται γρήγορα, με άμεση συνεργασία και εξειδικευμένο αντικείμενο. Αυτό σημαίνει ότι ο ρόλος σου θα είναι ουσιαστικός από την πρώτη μέρα. Η σωστή οργάνωση, η συνέπεια και η ταχύτητα ανταπόκρισης επηρεάζουν καθημερινά την εξυπηρέτηση των πελατών μας.

Ο ρόλος σου

Θα έχεις κεντρική ευθύνη για την οργάνωση και παρακολούθηση των διοικητικών και εμπορικών εργασιών της εταιρείας. Θα συνεργάζεσαι με τη διοίκηση και την τεχνική ομάδα, διατηρώντας σαφή εικόνα των εκκρεμοτήτων, των προθεσμιών και των επόμενων ενεργειών.

Αναμένουμε να διαχειρίζεσαι αυτόνομα τις καθημερινές εργασίες, μέσα σε συμφωνημένες διαδικασίες και όρια αρμοδιότητας. Να αναγνωρίζεις πότε μπορείς να προχωρήσεις και πότε χρειάζεται έγκριση, προετοιμάζοντας τις πληροφορίες που απαιτούνται για την απόφαση.

Τι θα αναλάβεις

• Επικοινωνία και εισερχόμενα αιτήματα: Διαχείριση πολλαπλών εταιρικών mailbox, τηλεφωνικού κέντρου και αλληλογραφίας, αιτημάτων υποστήριξης με σωστή προτεραιοποίηση και δρομολόγηση.
• Συμβόλαια και ανανεώσεις: Παρακολούθηση συμβολαίων, συνδρομών, domains και εγγυήσεων, με έγκαιρη έναρξη και συντονισμό των διαδικασιών ανανέωσης.
• Εμπορική υποστήριξη: Σύνταξη και αποστολή οικονομικών προσφορών βάσει εγκεκριμένων στοιχείων, αναζήτηση τιμών και διαθεσιμότητας από προμηθευτές και συστηματικό follow-up.
• Παραγγελίες: Καταχώριση και παρακολούθηση παραγγελιών, επιβεβαίωση χρόνων παράδοσης και έγκαιρη αντιμετώπιση καθυστερήσεων.
• Τιμολόγηση: Έκδοση παραστατικών για τεχνικές υπηρεσίες και έργα, με έλεγχο της πληρότητας και της ακρίβειας των στοιχείων.
• Συντονισμός διοίκησης: Βάζεις προτεραιότητες, υπενθυμίζεις προθεσμίες και διεκδικείς αποφάσεις μέχρι να κλείσουν οι εκκρεμότητες.
• Παρακολούθηση εκκρεμοτήτων: Τήρηση ενημερωμένων αρχείων και σαφούς εικόνας για το ποιος αναλαμβάνει κάθε ενέργεια, μέχρι πότε και με ποιο επόμενο βήμα.

Τι απαιτείται

• Αποδεδειγμένη εμπειρία σε back office, operations ή εμπορική υποστήριξη, με ουσιαστική ευθύνη για καθημερινές εργασίες και εκκρεμότητες.
• Ικανότητα οργάνωσης πολλαπλών εργασιών, καθορισμού προτεραιοτήτων και τήρησης προθεσμιών.
• Πολύ καλή χρήση υπολογιστή, εφαρμογών γραφείου, ΑΙ, ιδιαίτερα Outlook, word και Excel.
• Άριστη γνώση αγγλικών, γραπτά και προφορικά, για επαγγελματική επικοινωνία με συνεργάτες και προμηθευτές.
• Ακρίβεια σε προσφορές, παραγγελίες, παραστατικά και εμπορικά στοιχεία.
• Επιμονή στην εξασφάλιση απαντήσεων, λύσεων, και στην τήρηση συμφωνημένων ενεργειών, με ευγένεια και σταθερότητα.
• Ψυχραιμία σε περιόδους αυξημένου φόρτου και έγκαιρη επικοινωνία όταν προκύπτουν εμπόδια.
• Ταχύτητα εκμάθησης νέων εργαλείων, διαδικασιών και προϊόντων.
• Να σου αρέσει η τεχνολογία, να έχεις περιέργεια για νέα εργαλεία και να θέλεις να μαθαίνεις τις λύσεις που προσφέρουμε και πώς βοηθούν τις επιχειρήσεις.
• Εμπειρία σε εμπορικό ERP και σε εταιρεία πληροφορικής ή τεχνολογίας θα θεωρηθεί σημαντικό πλεονέκτημα.

Πώς αξιολογείται η επιτυχία στον ρόλο

• Κάθε εκκρεμότητα έχει συγκεκριμένο επόμενο βήμα και ημερομηνία επανελέγχου.
• Οι προσφορές, οι παραγγελίες και η τιμολόγηση προχωρούν με ακρίβεια και συνέπεια.
• Οι ανανεώσεις προγραμματίζονται εγκαίρως και οι ημερομηνίες λήξης παρακολουθούνται συστηματικά.
• Οι καθυστερήσεις και τα προβλήματα επισημαίνονται έγκαιρα, μαζί με προτεινόμενες ενέργειες.
• Η διοίκηση λαμβάνει συγκεντρωμένη ενημέρωση και η καθημερινή λειτουργία συνεχίζεται ομαλά όταν είναι απασχολημένη ή απουσιάζει.

Σταμάτα εδώ αν χρειάζεσαι αναλυτικές οδηγίες για κάθε βήμα, αν δυσκολεύεσαι να διαχειριστείς πίεση ή πολλαπλές εκκρεμότητες, αν αποφεύγεις να πιέσεις πελάτη ή προμηθευτή για να μην δυσαρεστήσεις, ή αν περιμένεις να σου πουν τι να κάνεις. Δεν είναι κριτική, είναι απλώς ειλικρίνεια.

Τι προσφέρουμε

• Μηνιαίες αποδοχές 1.500-1.800 € μεικτά, ανάλογα με την εμπειρία και τα προσόντα. Διαπραγματεύσιμες αποδοχές για ιδιαίτερα έμπειρα Senior προφίλ.
• Δυνατότητα bonus βάσει απόδοσης.
• Ιδιωτική ασφάλιση υγείας, απο τον έκτο μήνα.
• Εκπαίδευση στα εργαλεία, στις διαδικασίες και στα προϊόντα της εταιρείας.
• Άμεση συνεργασία με τη διοίκηση και ουσιαστικό περιθώριο πρωτοβουλίας και βελτίωσης της οργάνωσης.

Τόπος και όροι εργασίας

• Εργασία με φυσική παρουσία στη Σταυρούπολη, Δήμος Παύλου Μελά, Θεσσαλονίκη.
• Διαμονή: Ιδανικά στη Δυτική Θεσσαλονίκη ή σε περιοχή με εύκολη καθημερινή πρόσβαση στα γραφεία μας στη Σταυρούπολη.
• Δευτέρα έως Παρασκευή, 09:00-17:30.
• Πλήρης απασχόληση, σύμβαση αορίστου χρόνου και πλήρης ασφάλιση.

Υποβολή αίτησης

Στείλε το βιογραφικό σου στο hr@datavision.gr, με θέμα «Operations & Business Support Executive».

Στο μήνυμά σου, περιέγραψε σε λίγες γραμμές ποιες εργασίες διαχειριζόσουν αυτόνομα στον προηγούμενο ρόλο σου και ποια εργαλεία ή ERP χρησιμοποιούσες και σε ποιο βαθμό. Επίσης, περιέγραψε μια κατάσταση όπου έπρεπε να πιέσεις πελάτη ή προμηθευτή ή εσωτερικό πόρο για να κλείσει μια εκκρεμότητα, τι έκανες και ποιο ήταν το αποτέλεσμα.

Όλες οι αιτήσεις διαχειρίζονται με εχεμύθεια.