Office & Operations Manager

Η ASPEN αναζητά έμπειρο/η Office & Operations Manager για να αναλάβει την οργάνωση και την καθημερινή λειτουργία του γραφείου μας. Θέλουμε έναν άνθρωπο που βλέπει τη συνολική εικόνα, βάζει προτεραιότητες και κλείνει εκκρεμότητες.

Επειδή θα ζεις τη δουλειά καθημερινά, περιμένουμε να εντοπίζεις τι μπορεί να γίνει πιο απλά και πιο σωστά — και να το προτείνεις. Δεν ψάχνουμε κάποιον που απλώς εκτελεί, αλλά κάποιον που ανεβάζει το επίπεδο όλης της ομάδας.

Ποιοι είμαστε

Η ASPEN HELLENiQ INNOVATIONS είναι εταιρεία υπηρεσιών δημόσιας υγείας και περιβάλλοντος, με έδρα στη Σίνδο Θεσσαλονίκης και παράρτημα στον Βόλο. Από το 2018 εξυπηρετούμε περισσότερους από 1.500 πελάτες: βιομηχανίες τροφίμων, ξενοδοχεία, νοσοκομεία και δημόσιους φορείς.

Σχεδιάζουμε και υλοποιούμε προγράμματα διαχείρισης επιβλαβών οργανισμών (απεντομώσεις, μυοκτονίες), απολυμάνσεις, καταπολέμηση κουνουπιών για δήμους και περιφέρειες, απομάκρυνση πτηνών και θερμική εξυγίανση. Είμαστε πιστοποιημένοι κατά ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 και EN 16636 (CEPA).

Η εταιρεία μεγαλώνει, και μαζί της οι συμβάσεις, τα έργα και οι προθεσμίες που πρέπει να τρέχουν χωρίς λάθη. Γι’ αυτό ανοίγουμε αυτή τη θέση.

Ο ρόλος σου

Θα εργάζεσαι στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών και προγραμματισμού, με κεντρική ευθύνη για την οργάνωση και την ομαλή λειτουργία του. Θα συνεργάζεσαι καθημερινά με το τμήμα πωλήσεων, την τεχνική ομάδα και τη διοίκηση. Θα έχεις πάντα καθαρή εικόνα για το τι εκκρεμεί, ποιος το έχει αναλάβει και μέχρι πότε.

Θα διαχειρίζεσαι αυτόνομα την καθημερινή ροή, μέσα σε συμφωνημένες διαδικασίες και όρια ευθύνης. Θα ξέρεις πότε προχωράς μόνος/η σου και πότε χρειάζεται έγκριση. Όταν χρειάζεται απόφαση, θα φέρνεις στη διοίκηση τις πληροφορίες και μια πρόταση — όχι μόνο το πρόβλημα.

Τι θα αναλάβεις

• Οργάνωση γραφείου: συντονισμός της ροής εργασιών ανάμεσα στα τμήματα, ώστε κάθε αίτημα πελάτη να έχει υπεύθυνο, προτεραιότητα και ημερομηνία.
• Προγραμματισμός εργασιών: προγραμματισμός των εργασιών των τεχνικών, παρακολούθηση του προγράμματος και έγκαιρος εντοπισμός καθυστερήσεων και ακυρώσεων.
• Συμβάσεις και προθεσμίες: παρακολούθηση συμβάσεων με ιδιώτες και δημόσιους φορείς, ανανεώσεων, πιστοποιήσεων και αδειών, με έγκαιρη έναρξη κάθε διαδικασίας.
• Δημόσιοι διαγωνισμοί: συγκέντρωση και έλεγχος δικαιολογητικών, τήρηση προθεσμιών και υποστήριξη στην κατάθεση των φακέλων.
• Τιμολόγηση και εισπράξεις: έλεγχος ότι κάθε εργασία που ολοκληρώνεται τιμολογείται σωστά και έγκαιρα, και παρακολούθηση ανεξόφλητων λογαριασμών.
• Προμήθειες και οχήματα: παραγγελίες υλικών, επικοινωνία με προμηθευτές και παρακολούθηση των οχημάτων της εταιρείας (ΚΤΕΟ, ασφάλειες, συντηρήσεις).
• Ποιότητα: υποστήριξη στην τήρηση των διαδικασιών ISO και EN 16636 και στην προετοιμασία για επιθεωρήσεις πελατών και φορέων πιστοποίησης.
• Βελτίωση διαδικασιών: εντοπισμός σημείων που «κολλάνε» ή γεννούν λάθη, πρόταση λύσεων και εφαρμογή τους· συμμετοχή στην εισαγωγή νέων ψηφιακών εργαλείων (CRM, πύλη πελατών, αυτοματισμοί, AI).

Τι ζητάμε

• Τουλάχιστον 3 χρόνια αποδεδειγμένη εμπειρία σε οργάνωση γραφείου, διοικητική υποστήριξη ή συντονισμό εργασιών, με πραγματική ευθύνη για εκκρεμότητες.
• Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ, ιδανικά σε Διοίκηση Επιχειρήσεων, Οικονομικά ή συναφές αντικείμενο, ή ειδικότητα Τεχνολόγου Τροφίμων, Επόπτη Δημόσιας Υγείας, Χημικού, Χημικού Μηχανικού, Γεωπόνου ή Κτηνιάτρου.
• Ικανότητα να διαχειρίζεσαι πολλές εργασίες μαζί, να βάζεις προτεραιότητες και να τηρείς προθεσμίες.
• Ακρίβεια σε προγράμματα εργασιών, συμβάσεις, παραστατικά και στοιχεία πελατών.
• Πολύ καλή χρήση υπολογιστή (Outlook, Word, Excel) και εξοικείωση με εργαλεία AI.
• Πολύ καλή γνώση αγγλικών, γραπτά και προφορικά, για την επικοινωνία με συνεργάτες και προμηθευτές του εξωτερικού.
• Επιμονή να κλείνεις εκκρεμότητες: με ευγένεια, αλλά και με σταθερότητα απέναντι σε πελάτες, προμηθευτές και συναδέλφους.
• Ψυχραιμία στις περιόδους αιχμής (Μάιος–Ιούλιος είναι οι πιο απαιτητικοί μήνες μας) και έγκαιρη ενημέρωση όταν κάτι δεν πάει καλά.
• Ματιά που βλέπει πώς μια διαδικασία μπορεί να γίνει πιο απλή — και διάθεση να το προτείνεις.

Θα εκτιμηθούν επιπλέον

• Εμπειρία σε τμήμα ποιοτικού ελέγχου εργοστασίου τροφίμων ή σε εταιρεία υπηρεσιών με συνεργεία στο πεδίο.
• Εμπειρία στο SoftOne ή σε άλλο εμπορικό πρόγραμμα διαχείρισης (ERP/CRM).
• Εμπειρία σε δημόσιους διαγωνισμούς: φάκελοι, δικαιολογητικά, ηλεκτρονική υποβολή.
• Εξοικείωση με συστήματα διαχείρισης ποιότητας ISO.
• Δίπλωμα οδήγησης.

Πώς θα ξέρουμε ότι πετυχαίνεις

• Κάθε εκκρεμότητα έχει υπεύθυνο, επόμενο βήμα και ημερομηνία.
• Καμία προθεσμία δεν χάνεται: συμβάσεις, ανανεώσεις, διαγωνισμοί, πιστοποιήσεις.
• Το πρόγραμμα των τεχνικών βγαίνει έγκαιρα και κάθε αλλαγή ενημερώνεται αμέσως σε πελάτες και τεχνικούς.
• Τα λάθη σε ραντεβού, προγράμματα και τιμολόγια μειώνονται αισθητά.
• Η διοίκηση έχει καθαρή εικόνα χωρίς να κυνηγά η ίδια τις εκκρεμότητες, και το γραφείο λειτουργεί ομαλά ακόμη κι όταν εκείνη λείπει.
• Μέσα στο πρώτο εξάμηνο, τουλάχιστον δύο διαδικασίες του γραφείου έχουν γίνει πιο απλές και πιο γρήγορες χάρη σε δική σου πρόταση.

Η θέση δεν είναι για σένα αν…

• χρειάζεσαι αναλυτικές οδηγίες για κάθε βήμα,
• σε αγχώνουν πολλές ταυτόχρονες εκκρεμότητες,
• διστάζεις να ζητήσεις από πελάτη, προμηθευτή ή συνάδελφο να τηρήσει ό,τι συμφωνήθηκε,
• προτιμάς το «έτσι το κάναμε πάντα».

Το λέμε από την αρχή, για να μη χάσει κανείς μας χρόνο.

Τι προσφέρουμε

• Μηνιαίες αποδοχές που θα διαμορφωθούν ανάλογα με το πώς θα ενταχθείς στην ομάδα και θα ανταποκριθείς στις ευθύνες της θέσης. Για τον σωστό επαγγελματία, η αμοιβή θα είναι αντάξια της δουλειάς του.
• Σύμβαση αορίστου χρόνου, πλήρη απασχόληση και πλήρη ασφάλιση.
• Εκπαίδευση στις υπηρεσίες, στις διαδικασίες και στα εργαλεία μας.
• Άμεση συνεργασία με τη διοίκηση και πραγματικό περιθώριο να αλλάξεις πράγματα: οι καλές ιδέες εφαρμόζονται.
• Σταθερό περιβάλλον σε εταιρεία που μεγαλώνει, με πελάτες σε όλη την Ελλάδα.

Τόπος και ωράριο

• Εργασία με φυσική παρουσία στα γραφεία μας στη Σίνδο Θεσσαλονίκης (βιομηχανική περιοχή).
• Δευτέρα έως Παρασκευή, πλήρες 8ωρο ωράριο.
• Ιδανικά διαμονή στη Δυτική Θεσσαλονίκη ή δυνατότητα εύκολης καθημερινής μετακίνησης προς τη Σίνδο.

Πώς κάνεις αίτηση

Μαζί με το βιογραφικό σου, γράψε μας λίγες γραμμές τσεκάροντας το πεδίο συνοδευτική επιστολή που απαντούν σε δύο ερωτήσεις:

1. Ποιες εργασίες διαχειριζόσουν αυτόνομα στην προηγούμενη θέση σου και ποια προγράμματα χρησιμοποιούσες (CRM, ERP, Excel κ.ά.);
2. Περίγραψε μια διαδικασία που βελτίωσες στη δουλειά σου: τι δεν λειτουργούσε, τι άλλαξες και ποιο ήταν το αποτέλεσμα.

Οι αιτήσεις που απαντούν στις δύο ερωτήσεις εξετάζονται κατά προτεραιότητα. Όλες οι αιτήσεις αντιμετωπίζονται με απόλυτη εχεμύθεια.