Cover letter: Πώς να γράψετε τη συνοδευτική επιστολή σας

Εργασία

13/05/2024 09:49:00

Η συνοδευτική επιστολή παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην εύρεση εργασίας. Μαζί με το βιογραφικό σημείωμα, το cover letter μπορεί να πείσει τον εργοδότη ή τον recruiter να σας δώσει την ευκαιρία να περάσετε στην επόμενη φάση που δεν είναι άλλη από τη συνέντευξη για δουλειά. Πρόκειται με απλά λόγια για την πρώτη σας επαφή με τους υπευθύνους για την εύρεση του κατάλληλου υποψηφίου, οπότε η γνώμη που θα σχηματίσουν καθιστά κρίσιμο να αναδείξετε τις ικανότητες σας, τις εμπειρίες σας και τα επιχειρήματα που υποστηρίζουν τη θέση ότι είστε ο κατάλληλος υποψήφιος ή ένας από τους κατάλληλους υποψηφίους για την εργασία. 

Η σύνταξη μιας καλής συνοδευτικής επιστολής είναι ένα ουσιαστικό βήμα στη διαδικασία αίτησης για μία θέση εργασίας, καθώς σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση, να επισημάνετε τα προσόντα σας και να δείξετε τον ενθουσιασμό σας για τη θέση που αναζητά τον κατάλληλο υποψήφιο.

Ωστόσο, όπως θα γνωρίζετε ήδη καλά, η σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής που πληροί τα παραπάνω κριτήρια δεν είναι πάντα εύκολη υπόθεση. Απαιτείται προσοχή στη λεπτομέρεια, σαφήνεια στην έκφραση και ικανότητα να προβάλετε τον εαυτό σας με τον καλύτερο και πιο πειστικό τρόπο.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε -βήμα προς βήμα- τις συμβουλές για τη συγγραφή μιας συνοδευτικής επιστολής που θα εκπληρώσει τον στόχο της και θα ξεχωρίσει από τις υπόλοιπες. Θα μοιραστούμε συμβουλές για τη δομή, το περιεχόμενο και το ύφος της, προκειμένου να δημιουργήσετε ένα κείμενο που θα κεντρίσει το ενδιαφέρον του αναγνώστη και θα σας δώσει την ευκαιρία να φτάσετε πιο κοντά στην εύρεση εργασίας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα καλύψουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με το πώς να συντάξετε μια συνοδευτική επιστολή για μια αίτηση εργασίας, θα δώσουμε συγκεκριμένα παραδείγματα και θα παρουσιάσουμε τις συμβουλές των ειδικών για το πώς να συντάξετε μια επιτυχημένη συνοδευτική επιστολή, όπως θα το έκαναν και οι ίδιοι.

Τι είναι το cover letter;

Η συνοδευτική επιστολή (cover letter) είναι ένα σημείωμα τριών έως τεσσάρων παραγράφων προς τους εργοδότες που εξηγεί το ενδιαφέρον σας για τη θέση εργασίας αλλά και την εταιρεία ή την επιχείρηση. Συνήθως, υποβάλλεται μαζί με το βιογραφικό σας και τονίζει τις δεξιότητες, την εμπειρία και τα επιτεύγματα σας σχετικά με τη θέση που έχετε υποβάλει την αίτηση. Σε αντίθεση με το βιογραφικό σας, οι συνοδευτικές επιστολές σας επιτρέπουν να αναφερθείτε με περισσότερες λεπτομέρειες στην επαγγελματική σας σταδιοδρομία και να εξηγήσετε πιο αναλυτικά γιατί είστε κατάλληλοι για τη θέση και την εταιρεία. Μια καλογραμμένη συνοδευτική επιστολή έχει τη δυνατότητα να εντυπωσιάσει τους εργοδότες και να σας ξεχωρίσει από τους άλλους αιτούντες. 

Πρόκειται για ένα έγγραφο μιας σελίδας και σας επιτρέπει να προβάλεται, πέρα από τις δεξιότητες σας, το πάθος σας για τη θέση. Επιπλέον, μπορείτε να επιδείξετε τις επικοινωνιακές αλλά και τις συγγραφικές σας ικανότητες, καθώς και την προσοχή σας στη λεπτομέρεια και τον επαγγελματισμό σας.

Πιο συγκεκριμένα, το cover letter σας επιτρέπει να συστηθείτε στους διευθυντές προσλήψεων, να δώστε λεπτομέρειες σχετικά με τα προσόντα σας, να πείτε στους εργοδότες γιατί θέλετε να εργαστείτε για αυτούς, να δείξτε γιατί ταιριάζετε καλύτερα στη δουλειά κ.α.

Μία καλή συνοδευτική επιστολή είναι το έγγραφο που θα κερδίσει για εσάς μία συνέντευξη για δουλειά, ή ακόμη και την ίδια τη δουλειά για την οποία έχετε αιτηθεί. 

Η σημασία της συνοδευτικής επιστολής στην αναζήτηση εργασίας

Ο καλύτερος τρόπος να απαντηθεί αυτό το ερώτημα είναι με την αξιοποίηση των αριθμών (στατιστικά από έρευνα του resumegenius.com). 

  • Το 50% των υπευθύνων προσλήψεων παραδέχεται ότι μια καλή συνοδευτική επιστολή τους έπεισε να πάρουν συνέντευξη από έναν υποψήφιο που έχει υποβάλει ένα σχετικά αδύναμο βιογραφικό. 
  • Από την άλλη πλευρά, το 18% των υπευθύνων προσλήψεων δηλώνουν ότι έχουν απορρίψει αιτούντες εργασίας μόνο και μόνο επειδή υπέβαλαν μια αδύναμη συνοδευτική επιστολή.
  • Το 60% των εταιρειών ζητούν συνοδευτικές επιστολές από τους αιτούντες εργασία ενώ μόνο το 6% των διευθυντών προσλήψεων πιστεύει ότι μια συνοδευτική επιστολή δεν είναι απαραίτητη για μια αίτηση εργασίας.
  • Από τους διευθυντές προσλήψεων, το 83% διαβάζει συχνά ή πάντα τις συνοδευτικές επιστολές και το ίδιο ποσοστό τις λαμβάνει υπόψη για την  απόφαση της πρόσληψης.
  • Οι μεσαίες και μεγάλες εταιρείες έχουν διπλάσιες πιθανότητες από τις μικρές επιχειρήσεις να θεωρούν ότι οι συνοδευτικές επιστολές είναι σημαντικές για την πρόσληψη ενός υποψηφίου. 
  • Το 73% αυτών των εργοδοτών διαβάζει τις συνοδευτικές επιστολές που λαμβάνουν, ακόμη κι αν δεν τις έχουν ζητήσει στην αίτηση για τη θέση εργασίας. 
  • Το 45% των διευθυντών προσλήψεων διαβάζει τη συνοδευτική επιστολή προτού καν κοιτάξει το βιογραφικό ενός αιτούντος εργασία.

Ορισμένες εταιρείες εκτιμούν τις συνοδευτικές επιστολές περισσότερο από άλλες, ενώ ρόλο παίζει και η θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση.  Σε κάθε περίπτωση, όμως, το cover letter εξακολουθεί να είναι ένα σημαντικό εργαλείο για εσάς που αναζητάτε εργασία και μπορεί να σας βοηθήσει να τραβήξετε την προσοχή. Η συνοδευτική επιστολή μπορεί να δείξει σε έναν πιθανό εργοδότη ότι όχι μόνο έχετε τα απαραίτητα προσόντα αλλά ότι έχετε και άλλες δεξιότητες, όπως παραδείγματος χάρη αυτή της γραπτής επικοινωνίας. 

Η συνοδευτική επιστολή σας παρέχει την ευκαιρία να παρουσιάσετε τον εαυτό σας και την ιστορία σας πριν από την πρώτη σας συνέντευξη. Με τον τρόπο αυτό, ο υπεύθυνος προσλήψεων ή ο εργοδότης μαθαίνει περισσότερα για τη ζωή σας στο παρελθόν αλλά και το παρόν. 

Αυτό το έγγραφο σάς δίνει την ευκαιρία να ορίσετε το αφήγημα σας και να δείξετε τι είδους βασικές αξίες μπορείτε να φέρετε στην εταιρεία. Με απλά λόγια, έχετε ένα μέσο για να δείξετε σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων γιατί είστε κατάλληλος ή κατάλληλη για τη θέση.

Η οικοδόμηση σχέσεων είναι ζωτικής σημασίας για την απόκτηση μιας δουλειάς που ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της σταδιοδρομίας σας. Το ίδιο ισχύει και για τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής, η οποία σε αντίθεση με το βιογραφικό σημείωμα σας δίνει τη δυνατότητα να παρουσιάσετε την προσωπικότητα σας σε έναν εργοδότη και να τον κάνετε ακόμη και να σας συμπαθήσει. 

Συνιστάται ιδιαίτερα να δείξετε ποια επιτεύγματα έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για εσάς στην επαγγελματική σας σταδιοδρομία και γιατί. Εξηγώντας τα επιτεύγματα σας, υπογραμμίζετε τι σας δίνει κίνητρο στον χώρο εργασίας και γιατί. Εξηγήστε πώς οι δεξιότητες σας μπορούν να φανούν χρήσιμες και πως μπορούν να σας βοηθήσουν να πετύχετε στην εταιρεία αλλά να βοηθήσουν και την εταιρεία να πετύχει.

Τα κατάλληλα βήματα για να γράψετε μία συνοδευτική επιστολή

ΒΗΜΑ 1

Κάντε την έρευνα σας

Αναρωτιέστε πώς να γράψετε μια καλή συνοδευτική επιστολή; Η προετοιμασία είναι το κλειδί. Η έρευνα των βασικών πληροφοριών πριν ξεκινήσετε να γράφετε θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα διασφαλίσει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.

Ελέγξτε την περιγραφή της θέσης εργασίας και κάντε μια λίστα για να βρείτε τα σημεία όπου οι δεξιότητές σας ταιριάζουν με τις απαιτήσεις της εργασίας. Επίσης, πάρτε μια ιδέα για την κουλτούρα, τη φιλοσοφία και τις αξίες της εταιρείας, ώστε να μπορείτε να πείτε στον υπεύθυνο προσλήψεων γιατί ταιριάζατε σ’ αυτή.

ΒΗΜΑ 2

Επιλέξτε ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής

Θέλετε να μάθετε πώς να γράψετε μια τέλεια συνοδευτική επιστολή; Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο που διασφαλίζει ότι η μορφή της έχει ελεγχθεί από ειδικούς συμβούλους σταδιοδρομίας.

ΒΗΜΑ 3

Ξεκινήστε με μία επικεφαλίδα 

Μια επικεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής περιλαμβάνει συνήθως το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση του email σας. Θα πρέπει να τοποθετηθεί στο επάνω μέρος της σελίδας και να ευθυγραμμιστεί προς τα αριστερά ή προς στο κέντρο.

Πρώτα, γράψτε την τρέχουσα ημερομηνία ακολουθούμενη από ένα κενό. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο του υπεύθυνου προσλήψεων, τη διεύθυνση της εταιρείας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπεύθυνου προσλήψεων. 

ΒΗΜΑ 4

Απευθυνθείτε στον υπεύθυνο προσλήψεων

Για παράδειγμα: "Αγαπητέ [πλήρες όνομα υπεύθυνου προσλήψεων]",

ΒΗΜΑ 5

Γράψτε μια καλή εισαγωγή

Η εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής μπορεί να κάνει τη διαφορά. Θα πρέπει να πείτε ξεκάθαρα και συνοπτικά γιατί είστε ο καλύτερος υποψήφιος γι’ αυτή τη δουλειά.

Δώστε έμφαση στον ενθουσιασμό, τις δεξιότητες και την εμπειρία σας!

ΒΗΜΑ 6

Γράψτε τις υπόλοιπες παραγράφους 

Οι παράγραφοι της συνοδευτικής επιστολής σας πρέπει να εξηγούν γιατί αξίζει να σας προσλάβουν. Εάν έχετε αντίστοιχη εργασιακή εμπειρία στον ρόλο ή στον κλάδο, αναφέρετε λεπτομερώς τα εργασιακά σας επιτεύγματα και χρησιμοποιήστε αριθμούς για να ποσοτικοποιήσετε τα αποτελέσματα των ενεργειών σας. Επισημάνετε τις σχετικές δεξιότητες που αποκομήσατε από την εργασιακή σας εμπειρία και εξηγήστε με σαφήνεια πώς μπορείτε να τις εφαρμόσετε στη νέα σας δουλειά.

ΒΗΜΑ 7

Γράψτε μια τελευταία παράγραφο

Όταν γράφετε το κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής, υπογραμμίστε στον εργοδότη ότι είστε ενθουσιασμένοι με τη δυνατότητα που σας δίνετε να συνεργαστείτε με την εταιρεία του και ότι είστε βέβαιοι ότι έχετε την τεχνογνωσία για να αποδώσετε στη δουλειά. Τέλος ευχαριστήστε τον εργοδότη για τον χρόνο και την προσοχή του και ενθαρρύνετε τον παραλήπτη με μια «πρόσκληση για δράση», πχ «ανυπομονώ να…», 

ΒΗΜΑ 8

Η υπογραφή μιας συνοδευτικής επιστολής έχει μεγάλη σημασία, καθώς δείχνει την προσοχή σας στη λεπτομέρεια, τον επαγγελματισμό και το σεβασμό προς τον υπεύθυνο προσλήψεων και την εταιρεία, πχ «Με εκτίμηση». 

ΒΗΜΑ 9

Ξαναδιαβάστε και διορθώστε τη συνοδευτική επιστολή 

Όταν ολοκληρώσετε τη διόρθωση, ζητήστε από κάποιον άλλο να το διαβάσει το cover letter ώστε να βεβαιωθείτε ότι είναι έτοιμη και δεν έχει συντακτικά, γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη.  

 

Βρείτε τη νέα θέση εργασίας που αναζητάτε στο Jobfind

Στο Jobfind θα βρείτε χιλιάδες θέσεις εργασίας. Η καταχώρηση βιογραφικού είναι μία απλή διαδικασία εγγραφής στην πλατφόρμα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε το επαγγελματικό σας προφίλ και σας δίνει τη δυνατότητα είτε να καταχωρήσετε το βιογραφικό σας είτε να το δημιουργήσετε σε 4 πολύ απλά βήματα. Κατά την αποστολή του βιογραφικού σας, στο Jobfind έχετε τη δυνατότητα να στείλετε παράλληλα και συνοδευτική επιστολή τσεκάροντας το αντίστοιχο πεδίο.