Η ανατροφοδότηση (feedback) προς τους εργαζόμενους είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Όταν δίνεται σωστά, το feedback μπορεί να βελτιώσει την απόδοση, να αυξήσει την ικανοποίηση και να ενισχύσει τη δέσμευση των εργαζομένων.
Σε παγκόσμιο επίπεδο όμως, η δέσμευση παραμένει χαμηλή, μόλις 13% των εργαζομένων στην Ευρώπη δηλώνουν ότι είναι αφοσιωμένοι στη δουλειά τους. Τα στοιχεία δείχνουν επίσης ότι πολλοί υπάλληλοι δεν λαμβάνουν την ποιοτική ανατροφοδότηση που χρειάζονται. Μόνο το 21% των εργαζομένων στις ΗΠΑ συμφωνούν απόλυτα ότι έλαβαν ουσιαστικό feedback την τελευταία εβδομάδα, ενώ μια δημοσκόπηση της Gallup διαπίστωσε πως μόλις το 26% πιστεύει ότι το feedback που λαμβάνει τους βοηθά να βελτιώσουν την εργασία τους. Αυτό το «κενό» στην ανατροφοδότηση είναι πιθανό να επηρεάζει αρνητικά το ηθικό και την απόδοσή τους.
Παρακάτω, θα δούμε γιατί το feedback είναι τόσο σημαντικό, ποιες αρχές διέπουν την αποτελεσματική ανατροφοδότηση και πώς μπορεί να προσαρμοστεί σε διαφορετικά περιβάλλοντα, από μια startup έως τον δημόσιο τομέα και τις remote ομάδες. Τέλος, θα παρουσιάσουμε πρακτικά βήματα για το πώς να δίνετε σωστό feedback, βασισμένα σε έρευνες.
Η σημασία του σωστού feedback
Το σωστό feedback δεν είναι απλώς μια τυπική διαδικασία· είναι κρίσιμο για την ανάπτυξη και διατήρηση μιας αποτελεσματικής ομάδας. Έρευνες δείχνουν μια ισχυρή σχέση μεταξύ του συχνού και ποιοτικού feedback και της υψηλής δέσμευσης εργαζομένων. Σύμφωνα με τη Gallup, το 80% των εργαζομένων που έλαβαν ουσιαστικό feedback την τελευταία εβδομάδα δηλώνουν πλήρως αφοσιωμένοι στη δουλειά τους. Αντίθετα, όταν δεν υπάρχει τακτική ανατροφοδότηση, οι εργαζόμενοι τείνουν να αποσυνδέονται. Μόνο το 22% όσων δεν είχαν λάβει κανένα feedback μέσα στην εβδομάδα αισθάνονταν engaged, ενώ το υπόλοιπο 78% δήλωναν όχι ιδιαίτερα αφοσιωμένοι ή και ενεργά αποστασιοποιημένοι.
Το feedback δεν επηρεάζει μόνο τη δέσμευση, αλλά και την απόδοση και το κίνητρο. Όσο πιο συχνά και άμεσα λαμβάνει ένας εργαζόμενος σχόλια, τόσο πιο πιθανό είναι να βελτιώσει τις επιδόσεις του. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που λαμβάνουν καθημερινά feedback από τον προϊστάμενό τους έχουν 3,5 φορές περισσότερες πιθανότητες να δηλώσουν ότι είναι παρακινημένοι να κάνουν εξαιρετική δουλειά, σε σύγκριση με εκείνους που λαμβάνουν feedback μόνο μία φορά τον χρόνο. Επιπλέον, η τακτική ανατροφοδότηση συμβάλλει και στη διατήρηση ταλέντων. Οι σύγχρονοι εργαζόμενοι αναζητούν νόημα και εξέλιξη στη δουλειά τους, και ένας μάνατζερ που παρέχει συνεχή καθοδήγηση και αναγνωρίζει την πρόοδο τους, ανταποκρίνεται σε αυτή την ανάγκη . Δεν είναι τυχαίο ότι η ειλικρινής, διορατική ανατροφοδότηση θεωρείται κρίσιμη για την εξέλιξη καριέρας από χιλιάδες μάνατζερ σε έρευνα της McKinsey .
Από την άλλη πλευρά, η απουσία ή η λανθασμένη παροχή feedback μπορεί να κοστίσει ακριβά σε μια επιχείρηση. Μεγάλο ποσοστό εργαζομένων δηλώνει πρόθυμο να αλλάξει εργασία αν δεν λαμβάνει την απαραίτητη καθοδήγηση. Σε διεθνείς έρευνες, το 72% των εργαζομένων αξιολογούν ως πολύ σημαντικό για την ανάπτυξή τους το να δέχονται ειλικρινές, κριτικό feedback από τον προϊστάμενο, όμως μόνο 5% πιστεύουν ότι οι μάνατζερ τους παρέχουν επαρκώς τέτοιο feedback . Αυτό το χάσμα υποδηλώνει ότι πολλοί προϊστάμενοι είτε αποφεύγουν τα δύσκολα σχόλια, είτε δεν ξέρουν πώς να δώσουν αποτελεσματική ανατροφοδότηση. Το αποτέλεσμα είναι χαμένες ευκαιρίες βελτίωσης και, συχνά, δυσαρέσκεια που μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένη αναζήτηση άλλων ευκαιριών καριέρας από πλευράς των εργαζομένων.
Βασικές αρχές αποτελεσματικής ανατροφοδότησης
Πώς μπορούμε λοιπόν να δώσουμε σωστό feedback που πραγματικά βελτιώνει την κατάσταση; Οι ειδικοί συμφωνούν σε ορισμένες βασικές αρχές που κάνουν την ανατροφοδότηση πιο εποικοδομητική:
Συχνότητα και αμεσότητα: Το feedback είναι πιο αποτελεσματικό όταν δίνεται έγκαιρα και συχνά, κοντά στο γεγονός στο οποίο αναφέρεται. Οι άνθρωποι θυμούνται καλύτερα τις πρόσφατες εμπειρίες, συνεπώς η ανατροφοδότηση που δίνεται αμέσως μετά από μια εργασία ή ένα συμβάν έχει μεγαλύτερη αξία. Μην περιμένετε το ετήσιο review – τα τακτικά «micro-feedback» μέσα στην εβδομάδα βοηθούν στη συνεχή βελτίωση και προλαμβάνουν τη συσσώρευση προβλημάτων . Η άμεση αναγνώριση επίσης κάνει την επιβράβευση πιο ουσιαστική για τον εργαζόμενο.
Στόχος είναι η λύση: Το feedback θα πρέπει να είναι προσανατολισμένο στη βελτίωση, όχι μια ανάκριση για τα λάθη του παρελθόντος. Αντί να εστιάζετε στο τι έκανε λάθος το άτομο (κάτι που μπορεί να τον κάνει αμυντικό), δώστε έμφαση στο τι μπορεί να γίνει καλύτερα από εδώ και πέρα.
Αναγνώριση δυνατών σημείων: Δεν πρέπει το feedback να αφορά μόνο τα αρνητικά σημεία του εργαζομένου. Η επιβεβαίωση των επιτυχιών και των δυνατοτήτων του εργαζομένου είναι εξίσου σημαντική. Η θετική ενίσχυση (positive reinforcement) βοηθά τους εργαζομένους να αναγνωρίσουν τις περιοχές στις οποίες διαπρέπουν και να συνεχίσουν να δουλεύουν πάνω σε αυτές. Η συνεχής έμφαση μόνο στις αδυναμίες οδηγεί σε απογοήτευση και μέτρια αποτελέσματα, ενώ η καθοδήγηση για το πώς να επιτύχουν φέρνει καλύτερα αποτελέσματα. Επίσης, η τακτική αναγνώριση μιας καλής δουλειάς δημιουργεί το αίσθημα ικανοποίησης στον εργαζόμενο, κάνοντάς τον να θέλει να το επαναλάβει.
Συγκεκριμένο και σαφές μήνυμα: Η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι συγκεκριμένη και να αναφέρεται σε συγκεκριμένες συμπεριφορές, στόχους ή αποτελέσματα. Επίσης, να είστε σύντομοι και σαφείς στο μήνυμά σας. Αποφύγετε την τάση να κρύβεται την κριτική ανάμεσα σε υπερβολικούς επαίνους (feedback sandwich). Η ευθύτητα με ευγενικό τρόπο και η σαφήνεια ενισχύουν την κατανόηση και δίνουν στο άτομο ξεκάθαρη εικόνα του τι πρέπει να αλλάξει.
Ανάληψη ευθύνης: Όταν δίνετε feedback, μιλήστε σε πρώτο πρόσωπο και αναλάβετε την ευθύνη των παρατηρήσεών σας. Για παράδειγμα, προτιμήστε «Θα ήθελα να δω βελτίωση στο Χ τομέα…». Σεβαστείτε τον άνθρωπο απέναντί σας. Επικεντρωθείτε στην πράξη ή στο αποτέλεσμα που πρέπει να βελτιωθεί, όχι στην προσωπικότητα ή την αξία του ως άτομο. Το feedback πρέπει να γίνεται με υποστηρικτικό τόνο και να έχει σκοπό την εξέλιξή του, όχι την τιμωρία.
Διάλογος και ακρόαση: Η ανατροφοδότηση δεν είναι κήρυγμα. Ενθαρρύνετε τον διάλογο και κάντε το feedback μια συνεργατική διαδικασία. Δώστε χώρο στον εργαζόμενο να εκφράσει τη δική του οπτική: ίσως υπάρχουν εμπόδια ή εξηγήσεις που δεν είχατε φανταστεί. Ακούγοντας ενεργά, δείχνετε ότι εκτιμάτε την άποψη του εργαζομένου. Μάλιστα, μια καλή πρακτική είναι ο μάνατζερ να μιλάει λιγότερο και να ακούει περισσότερο. Στόχος είναι 30% ομιλία και 70% ακρόαση στη συζήτηση, σύμφωνα με τις συστάσεις ειδικών. Μέσω του διαλόγου, μπορεί να βρεθεί από κοινού μια λύση ή ένα σχέδιο δράσης, αντί ο προϊστάμενος απλώς να επιβάλλει κάτι. Αυτό αυξάνει τη δέσμευση του εργαζόμενου να βελτιωθεί, καθώς νιώθει συμμέτοχος στη διαδικασία.
Ζητήστε και εσείς feedback: Ζητήστε από τους εργαζομένους σας feedback για τη δική σας καθοδήγηση ή για τις διαδικασίες της ομάδας. Όταν ένας μάνατζερ δίνει το παράδειγμα δείχνοντας ότι και εκείνος ακούει και βελτιώνεται, δημιουργεί κλίμα εμπιστοσύνης. Οι εργαζόμενοι μαθαίνουν έτσι να ζητούν και μεταξύ τους εποικοδομητικό feedback και παύουν να φοβούνται την κριτική, αφού βλέπουν ότι είναι μέσο εξέλιξης.
Το feedback σε διαφορετικά περιβάλλοντα
Κάθε εργασιακό περιβάλλον έχει τις ιδιαιτερότητές του. Το πώς δίνεται το feedback μπορεί να χρειάζεται προσαρμογή ανάλογα με τον τύπο της οργάνωσης ή τις συνθήκες εργασίας. Ας δούμε τρεις χαρακτηριστικές περιπτώσεις:
1. Σε startup εταιρείες: Στις startup και γενικά στις μικρές, καινοτόμες επιχειρήσεις, η κουλτούρα feedback συνήθως είναι πιο ανοιχτή και άμεση. Οι startups λειτουργούν σε γρήγορους ρυθμούς και οι ομάδες είναι μικρές και ευέλικτες. Αυτό σημαίνει ότι τα μέλη πρέπει να μαθαίνουν και να προσαρμόζονται συνεχώς. Εδώ το feedback συχνά δίνεται ανεπίσημα και σε συνεχή βάση, αντί για τυποποιημένες αξιολογήσεις. Είναι σύνηθες οι ιδρυτές ή οι team leaders σε μια startup να ενθαρρύνουν μια κουλτούρα «διαρκούς ανατροφοδότησης», όπου κάθε επιτυχία αλλά και κάθε λάθος αντιμετωπίζεται ως ευκαιρία μάθησης.
2. Στον δημόσιο τομέα: Στους δημόσιους οργανισμούς και υπηρεσίες, η κουλτούρα του feedback παραδοσιακά ήταν πιο ιεραρχική και τυπική. Οι αξιολογήσεις προσωπικού στον δημόσιο τομέα συχνά λαμβάνουν χώρα ως ετήσιες ή εξαμηνιαίες αξιολογήσεις, με έντυπες εκθέσεις και βαθμολογίες, ενώ η καθημερινή άτυπη ανατροφοδότηση μπορεί να παραμελείται. Ωστόσο, τα τελευταία χρόνια υπάρχει αυξανόμενη αναγνώριση ότι και στο Δημόσιο απαιτείται μια πιο σύγχρονη, προοδευτική προσέγγιση. Η βελτίωση της απόδοσης των υπαλλήλων και η καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη περνούν μέσα από πιο συχνή και εποικοδομητική ανατροφοδότηση.
3. Σε remote / υβριδικό περιβάλλον: Στο remote περιβάλλον, το feedback πρέπει να γίνεται σκόπιμα και προγραμματισμένα. Με την ανάπτυξη της τηλεργασίας και των υβριδικών μοντέλων εργασίας, η παροχή feedback αντιμετωπίζει νέες προκλήσεις και ευκαιρίες. Όταν οι ομάδες δεν βρίσκονται στον ίδιο φυσικό χώρο, απαιτείται συνειδητή προσπάθεια για να διατηρηθεί η επικοινωνία και η εμπιστοσύνη. Τα καλά νέα είναι ότι, σύμφωνα με έρευνες του 2024, η τηλεργασία από μόνη της δεν μειώνει τη δέσμευση. Μάλιστα, οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι εμφανίζουν υψηλότερα επίπεδα δέσμευσης από τους εργαζόμενους που βρίσκονται στο γραφείο. Συγκεκριμένα, στοιχεία της Gallup έδειξαν ότι το 2024 οι αμιγώς remote εργαζόμενοι στις ΗΠΑ είχαν ~37% ποσοστό δέσμευσης, έναντι μόλις ~25% στους εργαζόμενους στο γραφείο.
Πρακτικά βήματα για σωστό feedback
Έχοντας εξετάσει τη θεωρία, ας συνοψίσουμε με μερικά πρακτικά βήματα που μπορούν να βοηθήσουν κάθε υπεύθυνο ομάδας ή εργοδότη να εφαρμόσει αποτελεσματικά το feedback:
- Προετοιμαστείτε κατάλληλα
- Επιλέξτε το σωστό χρόνο και χώρο
- Ξεκινήστε θετικά
- Εκφραστείτε με σαφήνεια
- Προτείνετε τρόπους βελτίωσης
- Ακούστε την απάντηση
- Δώστε feedback τακτικά
Το να δίνετε σωστό feedback απαιτεί εξάσκηση, συνέπεια και ενσυναίσθηση. Όμως τα οφέλη για τους εργαζόμενους, τους μάνατζερ και την επιχείρηση συνολικά αξίζουν την προσπάθεια. Ξεκινήστε να εφαρμόζετε αυτές τις αρχές σήμερα κιόλας και δείτε την θετική αλλαγή στην ομάδα.
Το Jobfind είναι σύμμαχός σας, είτε θέλετε να αναπτύξετε την ομάδα σας είτε την προσωπική σας καριέρα.