Εξαγωγική εταιρία στη ΒΙ.ΠΕ.Θ με ηγετική θέση στον βιομηχανικό τομέα και στην εμπορία μηχανημάτων, ζητά Executive Secretary.
Η κατάλληλη υποψήφια θα κληθεί να καλύψει τις ανάγκες του υποκαταστήματος του ομίλου στην περιοχή της Σίνδου με ωράριο πλήρους απασχόλησης. Η θέση αποτελεί κλειδί για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης και παρέχει δυνατότητες εξέλιξης.
Αρμοδιότητες και κύρια καθήκοντα
- Εξυπηρετεί και υποστηρίζει κατά προτεραιότητα τη Γενική Διεύθυνση της εταιρείας, και το τμήμα πωλήσεων
- Υποδέχεται και ενεργεί ως σημείο επαφής και διασύνδεσης του επισκέπτη με τα τμήματα της επιχείρησης. Φροντίζει να διατηρείται η εμφάνιση της επιχείρησης σε υψηλά standard
- Λειτουργεί υποστηρικτικά στο συντονισμό και στην οργάνωση της εύρυθμης ροής στην καθημερινή λειτουργία των δραστηριοτήτων της επιχείρησης
- Λειτουργεί επικουρικά και υποστηρικτικά για τα άλλα τμήματα της επιχείρησης
- Θέτει υπόψη της διεύθυνσης ευαίσθητα και επείγοντα ζητήματα
- Επιβλέπει και υπενθυμίζει την τήρηση των κανόνων εύρυθμης λειτουργίας της επιχείρησης
- Διαχειρίζεται το τηλεφωνικό κέντρο (διαμοιρασμός εισερχομένων κλήσεων και μηνυμάτων, υπενθυμίσεις & επιβεβαίωση ανταπόκρισης)
- Διαχειρίζεται την εισερχόμενη αλληλογραφία (ηλεκτρονικού και φυσικού ταχυδρομείου), αρχειοθετεί έγγραφα, παρακολουθεί την αποστολή απαντήσεων, συντάσσει γραπτή αλληλογραφία εκ μέρους του διευθυντή, δέχεται ερωτήματα και αιτήματα και να τα χειρίζεται κατά περίπτωση.
- Χειρίζεται ευρύ φάσμα διοικητικών καθηκόντων/διαδικασιών (π.χ. φύλλα παρουσίας, ρυθμίσεις οργάνωσης ταξιδιών, επιστροφές εξόδων αποστολής και άλλες καταστάσεις εξόδων, προμήθειες γραφείου, κ.α.)
- Αναπτύσσει και διατηρεί συστήματα οργάνωσης γραφείου, μεταξύ άλλων όσον αφορά τη διαχείριση δεδομένων (π.χ. επαφές του διευθυντή) και την αρχειοθέτηση (ηλεκτρονικών και έντυπων αρχείων)